Les chefs d’entreprise sont toujours à la recherche de moyens d’accroître leur rentabilité et leur efficacité. Ils essaient d’utiliser efficacement leurs ressources afin d’améliorer les performances et d’augmenter les bénéfices. Le passage à une solution numérique encouragera l’amélioration continue grâce à des processus standardisés, une production accrue et des taux d’erreur réduits. Si vos employés passent beaucoup de temps à chercher le bon document dans un classeur, vous devez faire quelque chose. En numérisant vos documents, votre entreprise peut réduire la quantité de travail manuel et de fournitures nécessaires pour trouver, corriger et reclasser la documentation et économiser de l’argent. Suivez ce lien pour découvrir l’outil ocr.
Avantages du passage à un système de gestion électronique des documents (GED)
La numérisation des documents présente de nombreux avantages, surtout si votre entreprise s’appuie sur un stockage et un partage efficaces et rationalisés des documents.
Regardons certains des avantages les plus pertinents à prendre en compte lorsque vous envisagez de passer à la numérisation.
Amélioration de la qualité des données
Des données de haute qualité sont importantes car elles nous fournissent des informations précises et opportunes pour gérer les services et la responsabilité. Elles nous aident également à établir des priorités et à garantir la meilleure utilisation possible des ressources. Lorsque vous collectez des données à l’aide de formulaires papier, il y a toujours la possibilité d’entrées incomplètes, incorrectes ou inexactes lors de la transcription manuelle ou de la double saisie dans un autre système. Une mauvaise écriture ou l’absence de toute donnée due à une erreur humaine peuvent conduire à des catastrophes totales. Grâce aux technologies de collecte de données numériques, vous pouvez améliorer la qualité des données, même lorsque les ressources sont limitées. Lorsqu’on utilise des solutions numériques, la saisie des données est contrôlée par des seuils et une validation sur le terrain. Les mauvaises décisions sont le résultat d’une mauvaise qualité des données et de mauvais processus de gestion des données. Améliorer la qualité de vos données et maintenir une sortie de données de bonne qualité sont des défis majeurs auxquels sont confrontées les entreprises aujourd’hui et les solutions numériques pourraient être la réponse.
Augmentation de l’efficacité opérationnelle
Selon une étude, 57% des employés de bureau passent une heure par jour à chercher des documents, ce qui représente une quantité importante de temps perdu ; et cela ne comprend même pas le temps nécessaire à l’impression et à la paperasse. La double saisie des données, la vérification et la gestion manuelles des données, l’impression, la distribution et le retour des formulaires papier sont autant d’autres contraintes qui compliquent la saisie manuelle des données et créent une barrière entre les problèmes et les règlements. Un système automatisé signifie qu’en quelques clics, les utilisateurs pourront trouver les documents dont ils ont besoin sans trop de complications.
Normalisation des listes de contrôle d’inspection
Les listes de contrôle d’inspection du contrôle de la qualité sont un excellent outil pour le contrôle de la qualité à chaque étape du processus de production. Les listes de contrôle d’inspection sont l’un des moyens les plus simples, mais aussi les plus efficaces, de clarifier les spécifications et de prévenir les défauts dans vos marchandises. Des listes de contrôle d’inspection normalisées peuvent aider les entreprises à apporter l’uniformité dans leurs différents lieux de travail. Apporter l’uniformité est une tâche complexe mais nécessaire qui peut être aidée en fournissant la bonne liste de contrôle à la bonne main-d’œuvre.
Données en temps réel
En utilisant des solutions numériques, vous pouvez obtenir des données en temps réel, ce qui est la clé pour adopter une approche plus proactive et améliorer les processus opérationnels. En utilisant la collecte de données numériques, n’importe qui peut vérifier, en temps réel, si la normalisation des listes de contrôle d’inspection (par exemple) sur différents sites est respectée.
L’analyse des données a toujours été pertinente, mais l’accès aux données en temps réel devient de plus en plus important pour tous les aspects de l’entreprise. Le monde des données est en train de changer ; plutôt que d’analyser les données et de tirer des conclusions à partir d’événements passés, les systèmes travaillent désormais en temps réel pour fournir des informations sur ce qui se passe actuellement dans cette entreprise. Les données en temps réel permettent aux organisations de comprendre ce qui se passe en temps réel et de fournir des conseils précis et opportuns.
Il n’est pas nécessaire d’être une entreprise mondiale pour réaliser la puissance des données en temps réel. Les organisations, qu’elles soient petites ou grandes, mettent désormais en œuvre des stratégies d’analyse, aidant à faire des réalités d’objectifs auparavant irréalisables.
Meilleur accès aux données
La ressaisie de données à partir de formulaires papier peut prendre des heures, voire des jours. Les informations ne sont pas disponibles immédiatement ; par conséquent, vous ne pouvez pas voir ce qui se passe réellement sur le terrain. Si vous traitez une grande quantité de données, attendre les résultats n’est pas idéal. Avec une solution numérique, les données sont disponibles en temps réel. Vous et votre équipe pouvez accéder aux résultats à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone pour contrôler les tâches, vérifier ou approuver les documents à l’aide d’un tampon numérique. dès qu’un technicien ou un opérateur sur le terrain remplit et soumet un formulaire sur le terrain, les données sont accessibles à toutes les parties prenantes.